Technisch
Het legacy-systeem was inflexibel, werkte met hardgecodeerde parameters en liet zich nauwelijks aanpassen. Er was een moderne, configureerbare en schaalbare oplossing nodig.
Case · Manufacturing
Shimano zet klantgerichtheid voorop, maar het verkoopproces draaide op een IBM AS/400 uit het begin van de jaren negentig. cimt bouwde het backend-systeem opnieuw op met Talend en Qlik en migreerde klant voor klant, zonder de lopende bedrijfsvoering te onderbreken.
Uitgangssituatie
Shimano legt veel nadruk op klantgerichtheid, maar de belangrijkste verkoopprocessen liepen op een IBM AS/400 die begin jaren negentig is gebouwd. Dat legacy-ERP kon niet meebewegen met wat klanten en de markt vroegen.
De architectuur was star door hardgecodeerde parameters: elke aanpassing, tot en met de validatieregels voor binnenkomende orders, vroeg om een programmawijziging. Daarnaast bleef veel werk handmatig. Orderwijzigingen liepen via e-mail, waardoor de informatiestroom versnipperd raakte en niemand een centraal overzicht had. De coronaperiode maakte die inefficiëntie extra zichtbaar.
Er was dus een overstap nodig naar een moderner, flexibeler en efficiënter systeem. Tegelijk met die vervanging zijn de bedrijfsprocessen opnieuw ontworpen, zodat de nieuwe manier van werken ook daadwerkelijk in het systeem terechtkwam.
De uitdaging
Het legacy-systeem was inflexibel, werkte met hardgecodeerde parameters en liet zich nauwelijks aanpassen. Er was een moderne, configureerbare en schaalbare oplossing nodig.
De bestaande processen werkten tot op zekere hoogte, maar waren vooral handmatig en per afdeling georganiseerd, met e-mail als belangrijkste communicatiemiddel en zonder centraal overzicht. Het doel was om die processen te automatiseren en samen te brengen, met één centrale plek voor de informatie.
Onze aanpak
Co-creatie vraagt om samenwerking tussen business en IT. Daarom werkten wij iteratief: een helder einddoel, met genoeg ruimte om nieuwe inzichten onderweg mee te nemen.
De bestaande IT-architectuur en het systeemlandschap zijn volledig in kaart gebracht en gedocumenteerd. Die stap legde de huidige processen en de onderlinge afhankelijkheden vast, zodat de nieuwe oplossing geen essentiële functie zou verliezen.
Samen met de betrokken afdelingen zijn de business-requirements opgehaald en de toekomstige bedrijfsprocessen gemodelleerd. Zo sloot het nieuwe systeem aan op wat Shimano en zijn klanten daadwerkelijk nodig hadden.
Een doel-architectuur beschreef de gewenste situatie en de capaciteiten van het nieuwe systeem. Dat ontwerp was leidend voor de bouw- en implementatiefase.
Gedurende het hele traject liep de afstemming door tussen de afdelingen van Shimano, hun klanten en de interne en externe IT-dienstverleners. Iedereen bleef daardoor op één lijn.
Het backend-systeem is ontwikkeld en geïmplementeerd met Talend en Qlik. Die combinatie verzorgt de data-integratie, de transformatie en de analyse onder het nieuwe orderproces.
De rollout
De rollout was bewust uitgesmeerd over ongeveer negen maanden. Het oude en het nieuwe systeem draaiden in die periode naast elkaar, zodat de lopende bedrijfsvoering niet werd onderbroken. Klanten gingen stap voor stap over, te beginnen bij kleinere klanten met minder complexe eisen. Die volgorde hield het risico klein en maakte gecontroleerd testen en bijsturen mogelijk.
Tussen de migraties door zijn steeds correcties en verbeteringen doorgevoerd. Wat pas in productie zichtbaar werd, is direct opgepakt in plaats van doorgeschoven.
Daarnaast is een apart "shadow process" ingericht. Daarmee kon een al gemigreerde klant teruggezet worden naar het oude systeem, inclusief alle gegevens die inmiddels in het nieuwe systeem waren ontstaan. De overstap was daardoor niet alleen soepel, maar ook omkeerbaar.
Resultaat
Het traject leverde Shimano en zijn klanten concrete verbeteringen op in het ordermanagement.
Business- en validatieregels controleren een order bij binnenkomst. Dat scheelt fouten en verkort de verwerkingstijd.
Klanten zien de status van hun orders zonder te bellen of te mailen, en kunnen hun eigen planning daarop afstemmen.
Het proces rond orderwijzigingen loopt volledig door het systeem, waardoor de communicatie tussen alle partijen sneller en preciezer verloopt.
Het nieuwe systeem levert detailinzicht in orders en wijzigingsverzoeken. Beslissingen over de dienstverlening rusten daarmee op actuele cijfers.
Meer dan 60.000 producten worden dagelijks automatisch bijgewerkt, zodat klanten bestellen op de meest actuele gegevens.
De vastlegging gebeurt geautomatiseerd en is achteraf te herleiden, wat de verantwoording rond ordermanagement vereenvoudigt.
Shimano is wereldwijd toonaangevend in de productie van fietscomponenten en visgerei, bekend om kwaliteit en technologie. Het bedrijf is gevestigd in Sakai City, Japan, en zijn producten worden wereldwijd gebruikt door professionals en liefhebbers. Shimano hecht daarbij aan duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid.
Qlik Talend maakt van complexe datalandschappen bruikbare inzichten. Het portfolio combineert AI en machine learning met data management op enterprise-niveau, en werkt samen met uiteenlopende databronnen. cimt is al meer dan vijftien jaar Qlik Elite Partner en heeft het Qlik Talend-platform in veel projecten geïmplementeerd.
Quick scan
Weet u wel welke richting u op wilt, maar niet waar u moet beginnen? Vraag een quick scan van uw architectuur aan. U krijgt inzicht in wat een modernisering uw organisatie oplevert en welke stappen daarvoor nodig zijn.