Wir alle arbeiten mit Papier. Wir erzeugen es in ungeahntem Maße, erstellen Zeichnungen, schreiben oder bekommen Rechnungen und konstruieren Bauzeichnungen. Die Dokumente legen und ordnen wir in Akten. Damit ist der Zugriff beendet, üblicherweise wird die Akte irgendwann entsorgt, das Wissen über die Arbeit verschwindet mit dem Mitarbeiter, der es erzeugt hat.

Elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement 

Knowledge Management ist ein Stichwort der Zeit. Viele Ansätze, die von der Graphentheorie bis hin zu neuronalen Netzen gebildet werden, beschäftigen die Wissenschaft. Sobald man im Betrieb allerdings das Thema offensiv angeht, erschreckt man vor dem Ausmaß der technischen Konsequenzen. Dabei betreiben wir alle jederzeit "Knowledge Management", indem wir unsere Ideen aufschreiben, Konzeptpapiere schreiben oder diese uns von einer Beratung erstellen lassen. Man sagt, Papier sei geduldig - und so ist es auch. Papier hat einen speziellen Nachteil. Es ist zu einem Zeitpunkt nur an einem Ort, für einen sehr begrenzten Personenkreis zugänglich und - ein wesentlicher Nachteil: es ist kopierbar. Denn nun werden auf alle möglichen Kopien Informationen gekritzelt, die niemand später wieder konsolidiert. Ja - und dann wird das Blatt auch noch in das falsche Register einer Akte eingelegt und ist damit auf alle Zeiten verschollen.

Ziele der elektronischen Archivierung

Die elektronische Archivierung behebt einen Teil der Probleme. Die Akte wird durch ein virtuelles Pendant ersetzt und ist von nun an über das Rechnernetzwerk komfortabel zugänglich. Rechnungen werden gescannt, erfasst, qualitätsgesichert und automatisch abgelegt. Das alles geschieht in sehr kurzer Zeit. Post wird automatisch elektronisch an den richtigen Sachbearbeiter weitergeleitet, von ihm vielleicht mit einer kleinen Notiz, genannt Annotation, versehen und in einer Wiedervorlage gespeichert oder an einen Kollegen weitergeleitet. Das ganze Konzept ist für den Sachbearbeiter schnell und einfach zu erlernen, da bekannte Vorstellungen über Akten, Schränke und Räume sich unproblematisch auf die neue Welt übertragen lassen. Aber die Grenzen der Archivierung deuten sich schnell an. Was geschieht mit meinen eigenen Notizen, meinen Schreiben, wie verarbeite ich diese?

Dokumentenmanagement, der Weg zum papierlosen Büro

Na gut, nennen wir es das papierarme Büro. Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS, unterstützen Sie in der Erzeugung und der Verwaltung von Dokumenten und Schriftstücken, die heute typischerweise aus einer Office oder Autocad Zeichnung kommen. In diesem Zusammenhang wird vielleicht ein Sachbearbeiter ein Schreiben erzeugen, es elektronisch von einem Vorgesetzten freigeben und ergänzen lassen und anschließend in den Versand geben, wo es dann ausgedruckt und an den Kunden verschickt wird. Bei einer technischen Zeichnung ist ein anderer Punkt von höchster Wichtigkeit. Man möchte nicht nur Dokumente erzeugen und während der Erzeugung verwalten, sondern auch die Dokumente versionieren, um den Weg der Erstellung nachvollziehen zu können. Am Ende der Dokumentenerstellung steht immer die Archivierung, um eine nachhaltige Auskunftsfähigkeit gewährleisten zu können. Ein Vorlagenwesen ergänzt die Erstellung von Dokumenten. Viele unserer Schreiben bestehen heute aus Textbausteinen, die automatisch aneinander gefügt werden, um uns vor unnötiger Wiederholung und Fehlern zu schützen. Elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement waren früher häufig in unterschiedliche Produkte getrennt. Diese Zeit scheint heute vorbei zu sein, die Produkte sind zusammengeführt und arbeiten kooperativ.

cimt ag

Die Einführung eines elektronischen Archives und Dokumentenmanagementsystems erfordert - wie alle Technologien - Erfahrung und Übersicht. Die cimt AG möchte Sie in diesen Fragen unterstützen und mit Ihnen gemeinsam eine Datenverarbeitungsarchitektur erstellen, die Ihren Anforderungen gerecht wird. Dafür stehen wir Ihnen beratend, aber auch mit technischer Unterstützung z. B. für die Integration des DMS in Ihre vorhandene Infrastruktur (z. B. SAP oder Application Server) zur Verfügung.

Produktbeispiele

• IBM ContentManager
• IBM ContentManager for SAP
• SAP DMS

Ansprechpartner

Weiterführende Informationen zu diesem und ähnlichen Projekten erhalten Sie bei:

Stefan Mann / Tel.: +49 (30) 834098-0