Dokumenten- und Datenarchivierung mit SAP R/3 - Was tun mit der Datenflut?

Branche

Banken & Versicherungen

Ausgangssituation

Das Unternehmen entschied sich für den Einsatz von SAP R/3. Bei wachsendem Kostendruck steht die Steigerung der Effizienz der Sachbearbeitung in den Zielen der Geschäftsführung weit oben auf der Wunschliste. Die mit der ArchiveLink Schnittstelle gebotenen Möglichkeiten der SAP Anwendung lassen sich ideal mit den Angeboten des bereits im Haus vorhandenen elektronischen Archivs verknüpfen.

Ziele / Kritische Erfolgsfaktoren

Der Projektschwerpunkt war es, eingehende Finanzbelege in Zukunft nicht mehr als Papierdokumente abzulegen, sondern als gescannte Datei an das elektronische Archiv zu übergeben. Die Archivierung von SAP Drucklisten sowie sonstigen Dateien (z. B. Word Dokumenten) sollte vom PC des Benutzers realisiert werden.

Lösungsansatz / Vorgehensweise

In einer zweimonatigen Projektphase installierte cimt AG die Software, erstellte ein Konzept für den Betrieb der Anwendung, übernahm die notwendige Programmierung im SAP und schulte die Mitarbeiter in den notwendigen Technologien.

Durch die Möglichkeit eines direkten Abrufens der Dokumente aus dem SAP Beleg, wird die Auskunftsfähigkeit beträchtlich erhöht. Aufwändige, manuelle Sortierprozesse der Papierakten entfallen.

Erstellung einer individuellen Dokumentenrecherche im SAP mit folgenden Features:

umfangreiche Selektionskriterien,
Übersicht der SAP Belege in Form eines Belegjournals,
direkter Abruf der archivierten Dokumente aus der Liste,
Download der Dokumenten-Informationen in Excel,
Monitoring der Dokumentenverknüpfung.

Es wurde ein Transfer von Indexdaten aus den SAP Belegen zur Verknüpfung mit den Dokumenten im Archiv realisiert, dadurch besteht die Möglichkeit der Dokumentenrecherche außerhalb vom SAP System über den Browser.

Durch die perspektivische Möglichkeit einer frühen Erfassung können weitere Vorteile erzielt werden:

Wegfall der manuellen Papierverteilung,
elektronische Weiterleitung,
automatisches Ermitteln einer Vertretung bei Krankheit oder Abwesenheit

Ergebnis / Nutzen für den Kunden

Mit der Einführung des elektronischen Archivs ist jeder gescannte Papierbeleg aus dem Archiv über sein elektronisches Pendant, dem SAP Businessobjekt, identifizier- und abrufbar. Mit der Technologie wächst die Reaktionsgeschwindigkeit und Aussagefähigkeit gegenüber Anfragen bei gleichzeitiger Sicherstellung der Revisionskriterien. In dem Projekt wurden gleichzeitig die Grundlagen gelegt, zunehmend papierlos zu arbeiten.

Projektsteckbrief

Status: Produktion

Projektart: DMS, SAP Archivierung

Umfang: 2 Berater, 2 Kunden-Mitarbeiter

IT-Technologie:

IBM ContentManager
IBM ContentManager CommonStore for SAP R/3
Kofax Ascent Capture